システムだけで、安心していませんか？
・システムだけでは、マイナンバーの実務はできません
・マイナンバーの運用には、社内規定、様式などの整備が必要性
安全管理措置の内部監査にも対応した計画実施に必要な様式集
番号法、保護法に沿った「マイナンバー総研規程様式集」
従業員数 １０１人以上の企業は
番号法・特定個人情報規定・ガイドライン
に準拠した規定を作成しなければなりません。
マイナンバー制度に適正に対処するためには、その「ガイドライン（事業者）」（特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン（事業者編）」および保護法の「主務官庁（例；経済産業分野）・ガイドライン」に沿った規程と様式を整備する必要があります。
そして「ガイドライン（事業者編）」では事業者を100名以下の中小規模事業者とそれ以上の一般事業者に分けて、求めるルールを、中小規模向きの緩いルールと一般向きの厳しい一般ルールとに分けています。税理士会連合会の「マイナンバー対応ガイドブック」と社労士会連合会の「マイナンバー対応ハンドブック」でも、中小規模事業者については安全管理措置の特例が用意されていますと、士業の方への解説にページが割かれていますし、規程ひな型でも小規模向きと一般向きの二つのひな型が用意されています。そのため、数十名以下の小企業の経営者はほとんど「ウチは数名から多くて数十名。だからガイドライン（事業者編）の中小規模対応で行ける、十分。」と都合の良いようにとっているかもしれません。
しかしながら、ガイドライン（事業者編）（p.50）には明確に「委託に基づいて個人番号関係事務または個人番号利用事務を業務として行う事業者」は中小規模事業者にしないと唱っています。つまり100名以下の規模でも、税務、社保業務のアウトソーシングや給与計算の代行委託がある場合は「一般事業者」となり、この認識が世に広まっていないために多くの誤解が生まれています。
果たして、「委託」のない小規模事業者はどのくらいあるのでしょうか。
少なくとも、「一般事業者」が必ず取り組まなければいけないことは、物理的安全、技術的安全、組織的人的な安全管理措置を講じて、情報漏えいや不正アクセスなどを未然に防ぐ必要があります。
中小企業、士業の皆さまが即日運用できる規程様式集
マイナンバー総研が発売する規程様式集は、こうした安全管理措置を実現するために必要な40の様式と4つの別紙で構成されています。40様式には、安全管理上重要な「ライフサイクル記録票」「管理台帳」「ユーザID管理表」「システム・アクセス管理台帳」「持出し記録」など、記入例を参考として実践的に運用できる様式が多数含まれており、すぐ役に立つ様式となっています。また文書には保護法対応として重要な「保有個人データの事項に周知・開示等の請求」も含まれています。
マイナンバー制度を導入・運用する企業の皆さま、社会保険労務士、税理士等の士業の皆さまにとって、即日運用できるこの規程様式集の導入活用をつよくお勧めします。
各業界からの推薦文
三宅法律事務所 弁護士 渡邊雅之様
社会保険労務士 小岩様
マイナンバー制度対応について、労務管理の専門家として社会保険労務士の存在意義の大きさを実感しています。マイナンバー制度は、社会保障・税・災害対策で活用されますが、前２者は、広い意味では労務管理の範疇になるからです。関与先クライアントに対し労務管理の唯一の国家資格者として適切な「アドバイス」をしていくことでより一層強い信頼関係を構築していきたいものです。
一方で、社会保険労務士は、社会保険・労働保険・給与計算などの手続き業務を「受託する立場」であることを忘れてはなりません。これは受託先のマイナンバーを取り扱う業務に他なりません。クライアントを「指導」していく立場と逆にクライアントから「監督」される両面性をもっているのです。たとえ１人事務所であっても厳格な安全管理体制が義務づけされているのが、マイナンバー制度です。従前のような安全管理体制の意識では不十分と言わざるを得ません。
クライアントは、情報漏えいなどについて体制づくりを急いでいます。それと同様の体制を我々の事務所に対しても必ず求めてくることでしょう。対応が遅れると時代に乗り遅れた事務所となって淘汰されていくかもしれません。そこでお勧めしたいのが、マイナンバー総研のマイナンバーセットです。このセットは、マイナンバー制度の第１人者とも言うべき渡邉弁護士が規程集の監修に当たられ、様式集については企業のプライバシーマーク導入など多数実績をお持ちのセキュリティーの専門家である北嶋氏が作成された他に類を見ない優れものです。クライアントとの、万全の信頼関係づくりのため、また他の事務所との差別化のため活用を強くお勧めいたします。
税理士 平本様
我々税理士は、マイナンバー制度について、顧問先に指導する立場にあると同時に、源泉徴収票、支払調書の作成を顧問先から委託もされます。マイナンバーを顧問先で漏洩したら「指導不足」となり、税理士事務所が漏洩したら「信用失墜」となります。
この２つのリスクを回避するためには業務フローの見直しが必要不可欠です。その一助となるのがこの番号法に適合した「マイナンバー規程・様式」です。
まずは、税理士自身がマイナンバー制度に対応した業務フローを確立しないことには、顧問先に詳細な指導はできません。「マイナンバー規程・様式」を活用することで、自ずと何をすべきか見えてきます。「基本方針・取扱規程」の作成から「取得・保管・管理・利用・廃棄」プロセスを「マイナンバー規程・様式」に基づいて作成できるのです。
さらに、業務フローが確立している税理士事務所は、顧問先に対して大きなセールスポイントになること間違いないでしょう。顧問先は、委託と同時にその監督責任を問われます。税理士事務所が作成した「マイナンバー規程・様式」そのものが監督責任を果たす十分な資料となるのです。
我々税理士にとって「自己防衛（守り）」と「セールス（攻め）」を同時に満たしてくるアイテムを是非ご活用ください。
